電話をかける際には以下の内容を準備・確認するようにしましょう。

担当者名、用件を確認する

　必ず採用担当者の部署と氏名を確認し、電話をかける用件をまとめ、メモしておきましょう。

メモを用意しておく

　電話の内容を後で確認できるよう、メモを取るようにしましょう。

　手帳を準備すれば、スケジュールを確認しながら話ができるので便利です。

かける時間帯に問題がないかを確認しよう

　電話の内容を後で確認できるよう、メモを取るようにしましょう。

　電話をかける際は、緊急の場合を除き、担当者が電話を受けやすい時間帯を考えて、下記の時間は避けるようにしましょう。

できるだけ避けた方が良い時間

　● 始業直後（10：00くらいまで）

　● 終業１時間前からそれ以降

　● 月曜日の午前中（＝週明け）

　● 金曜日の夕方以降（＝週末）

　● 昼休みの時間（11：30〜 13：30くらいの間）

かける場所に注意しよう

　携帯電話で電話をかける際は、場所にも注意しましょう。

　電波状況が良く、電話の声が聞き取りやすい静かな場所で電話をするようにしましょう。

　ここでは、電話応対の手順を紹介します。言葉遣いに気をつけ、ハキハキと話すように心掛けましょう。

まずは名乗る

　電話をかけ、相手が出たらまずは名乗りましょう。

　例「 お忙しいところ恐れ入ります。私は○○大学○○学部３年生の山田と申します」

担当者に取り次いでもらう

　いきなり担当者に出てもらえるとは限りませんので、担当者への取り次ぎを依頼しましょう。

　例「人事部の田中様はいらっしゃいますでしょうか」

担当者が出たら

　改めて名乗り、電話した目的を伝え、担当者の都合を聞きましょう。

　例「お忙しいところ恐れ入ります。私は○○大学○○学部３年生の山田と申します。本日は選考スケジュールの件でご質問があり、お電話させていただきました。今、お時間をいただいてもよろしいでしょうか」

用件を話す

　簡潔に用件を話すように心掛けましょう。確認事項は復唱し、メモを取っておきましょう。

　例「念のため復唱させていただきます。○月○日○時から受付開始で間違いないでしょうか」

電話を切る

　心を込めてお礼を言い、相手が電話を切ったことを確認してから電話を切りましょう。

　例「お忙しい中、ご対応いただきまして、ありがとうございました。失礼いたします」

　就職活動中は、企業から電話がかかってくる機会も多くあります。下記の内容に注意しましょう。

すぐにメモの準備を！

　大事な内容の場合が多いので、すぐにメモの準備を。焦らずに落ち着いて対応することが大切です。

電話に出にくい状況であれば、かけ直す旨を伝えよう

　移動中や騒がしい場所にいる場合などは、理由とともに「大変申し訳ございませんが、改めてこちらからお電話させていただいてもよろしいでしょうか」と担当者に伝え、電話を切りましょう。電話ができる状態になったところで、改めてかけ直すようにしましょう。かけ直す際には「先ほどは失礼いたしました」などとひと言お詫びの気持ちを伝えてから、用件を尋ねましょう。

着信履歴が残っていた場合はすぐにかけ直そう

　企業からの電話に気づかなかった場合は、できるだけ早くかけ直すことが大切。もし留守番電話に「またかけ直します」と入っていたとしても、必ず自分からかけ直しましょう。その際は「着信が残っていたのですが･･･」などと名乗らずに話し始めるのではなく、「お忙しいところ恐れ入ります。私は○○大学○○学部３年生の山田と申します。本日、人事部の田中様からお電話をいただいておりましたが、出ることができませんでしたので折り返しお電話させていただきました」と伝え、担当者に取り次いでもらいましょう。